اهمیت اطلاعات در فرایند مدیریت و کنترل پروژه ها
لازمه موفقیت در امر مدیریت، در اختیار داشتن اطلاعات به منظور استفاده در فرایند تصمیم گیری و مقدم بر آن مجهز بودن به مسیرهای سریع و مطمئن اطلاعاتی برای دریافت داده ها و ابلاغ دستورها می باشد. جریان اطلاعات نقش بسزایی در میزان کارایی، اثربخشی و سرعت بهره برداری از منابع اطلاعاتی برای دستیابی به هدف پروژه دارد. این داده ها شامل اطلاعات گذشته، روند جاری و برنامه های آینده می باشد. به موازات رویارویی با پروژه های بزرگتر و پیچیده تر، موضوع عدم قطعیت عوامل، زمانها و هزینه ها جدی تر شده و امر تصمیم گیری و مدیریت بر پروژه به طور فزایند های مشکل تر خواهد شد. لذا درصورت در اختیار داشتن ابزارهای برنامه ریزی، تصمیم گیری، مدیریتی و کانالهای ارتباطی قوی می توان بر این مشکل فائق آمد. به سخن دیگر یک سیستم اطلاعات مدیریت پروژه که بتواند ضمن برخورداری از انعطاف پذیری کافی، داده های لازم را از سطوح مختلف سازمان پروژه گردآوری، پردازش، خلاصه سازی و ارائه نموده و در مقابل تصمیمات متخذه مدیر پروژه را به رده های مختلف ابلاغ نماید. اطلاعات پروژه، دانش لازم برای مدیریت بر پروژه را فراهم می کند. بگونه ای که اطلاعات زمینه را برای ارتقاء ،پایه گذاری اهداف، توسعه مکانیزمهای کنترل، برنامه ریزی ها، اجرای فعالیتها، تشخیص تغییرات و استحکام پروژه مساعد می سازد. اطلاعات به اندازه منابع فیزیکی پروژه حائز اهمیت هستند. یک پروژه همراه با فعالیتهای خود حجم بسیار زیادی از اطلاعات را که توام با پیشرفت پروژه دائماً بر میزان آنها افزوده می شود در بردارد، که به دو دسته کلی قابل تفکیک هستند. دسته اول اطلاعات مربوط به برنامه ریزی پروژه و برنامه زمانبندی فعالیتهاست و دسته دوم به محدوده زمانی از آغاز پروژه تا پایان آن و مشتمل بر اطلاعات مربوط به آغاز و انجام هریک از فعالیتها و نحوه پیشرفت آنها می باشد. واحد برنامه ریزی پروژه مسئولیت گردآوری، ثبت و پردازش اطلاعات را برعهده داشته و گزارشهای دور های و موردی را تولید و در اختیار مدیر پروژه قرار می دهد.
اهمیت و نقش اطلاعات در یک پروژه از آنجا ناشی می شود که از طریق ایجاد گزارش های دقیق و برخوردار از محتوای کامل در هر مقطع می تواند اولاً افق واضحی را از آینده به منظور کسب آمادگی جهت رویارویی با مسائل و اتخاذ تدابیر لازم در اختیار مدیر و مجریان پروژه قرار دهد، ثانیاً از طریق تقابل روند جاری امور، پیشرفت فعالیت ها و وقایع روی داده با آنچه که از قبل برنامه ریزی شده بوده است،
اختلاف ها را استخراج و جهت نظارت هرچه مؤثرتر و تطبیق با وضعیت جدید به برنامه ریزان و مدیر پروژه ارائه دهد. این در حالی است که بخش عمده ای از اطلاعات ثبت شده پروژه پس از خاتمه آن و در زمان بهره برداری از محصول پروژه در زمینه نگهداری و توسعه طرح و همچنین برنامه ریزی دقیق تر و اجرای مؤثرتر پروژ ه های مشابه مورد استفاده قرار خواهند گرفت.
