مدیریت ارتباطات پروژه
مدیریت ارتباطات پروژه شامل فرآیندهای مورد نیاز جهت اطمینان از این است که اطلاعات پروژه به موقع ومناسب، تولید، جمع آوری، ذخیره، بازیابی و در نهایت جمع بندی می شوند. مدیران پروژه بیشتر زمان خود را جهت برقراری ارتباط با اعضای تیم و دیگر ذینفعان پروژه صرف می کنند، چه آنها داخل (در تمامی سطوح سازمانی) یا خارج ازسازمان باشند. ارتباطات مؤثر، پلی بین ذی نفعان مختلف درگیر در پروژه ایجاد می کند که پیش زمینه های سازمانی و فرهنگی متنوع، سطوح مختلف تخصصی، چشم اندازها و علایق گوناگون در نتایج یا اجرای پروژه را به یکدیگر متصل می سازد.
۱- شناسایی ذی نفعان:
شناسایی ذی نفعان، فرآیند شناسایی تمامی افراد یا سازمان های اثرپذیر از پروژه و مستندسازی اطلاعات
مربوطه در خصوص علایق و اثرات آنها بر موفقیت پروژه است. ذی نفعان پروژه، افراد و سازمان هایی از قبیل مشتریان،حامیان، سازمان اجرایی و عموم مردم هستند که به صورت فعال در پروژه درگیر بوده یا علایق آنها ممکن است به صورت مثبت یا منفی، تحت تأثیر اجرا یا تکمیل پروژه، قرار بگیرد. همچنین آنها ممکن است بر پروژه و اقلام قابل تحویل آن، اثر بگذارند. ذی نفعان ممکن است در سطوح مختلفی از سازمان بوده و ممکن است سطح قدرت متفاوتی نیز داشته و یا اینکه احتمال دارد خارج از سازمان اجرایی باشند.
۲– برنامه ریزی ارتباطات:
برنامه ریزی ارتباطات، فرآیند تعیین نیازهای اطلاعاتی ذینفعان پروژه و تعریف یک رویکرد ارتباطی است.
فرآیند برنامه ریزی ارتباطات، به نیازهای اطلاعاتی و ارتباطی ذی نفعان پاسخ می دهد؛ بطور مثال، چه کسانی به چه اطلاعاتی نیاز دارند، چه زمانی آنها را نیاز دارند، چگونه آن اطلاعات به آنها داده می شود و توسط چه کسی این کار انجام می شود. در حالیکه تمامی پروژه ها نیازمند اطلاع رسانی اطلاعات پروژه هستند، نیازها و رو شهای توزیع اطلاعات، بسیار متنوع هستند. شناسایی نیازهای اطلاعاتی ذ ینفعان و تعیین ابزار مناسب جهت تأمین این نیازها، عوامل مهمی برای موفقیت پروژه محسوب میشوند.
۳- توزیع ارتباطات:
توزیع اطلاعات، فرآیند در دسترس قرار دادن اطلاعات مورد نیاز ذی نفعان پروژه، بر اساس برنامه ریزی انجام شده، می باشد. این فرآیند در طول چرخه عمر پروژه و در تمامی فرآیندهای مدیریتی انجام م یشود. تمرکز در این فرآیند، اساساً بر فرآیند اجرا میباشد که شامل پیاده سازی برنامه مدیریت ارتباطات و پاسخ به درخواست های غیر منتظره دریافت اطلاعات است.
۴- مدیریت انتظارات ذی نفعان:
مدیریت انتظارات ذ ینفعان، فرآیند اطلاع رسانی و همکاری با ذ ینفعان جهت تأمین نیازهای آنها و توجه به
مشکلات بوجود آمده می باشد. مدیریت انتظارات ذینفعان، با کمک فرآیندهای دیگر ارتباطات جهت تأثیر بر انتظارات، توجه به نگرانی ها و حل مشکلات ذ ینفعان پروژه، مورد استفاده قرار می گیرد.
۵- گزارش عملکرد:
گزارش عملکرد، فرآیند جمع آوری و توزیع اطلاعات عملکرد، شامل گزارشات وضعیت، اندازه گیری پیشرفت و پیش بینی ها است. فرآیند گزارش عملکرد شامل جمع آوری دوره ای و تحلیل خط مبنا در مقابل داده های واقعی جهت تعیین و اعلام عملکرد و پیشرفت پروژه و همچنین پیش بینی نتایج پروژه، میباشد.
