بررسی وظایف و ایجاد و پیاده سازی یک «پروژه» با یک رویکرد شش مرحله‌ای توسط یک مدیر پروژه
مرحله‌ی اول:
(برنامهی پروژه): مجموعه‌ای از مدارک و مستندات است که ممکن است در مدت زمان انجام پروژه تغییر کند. برنامهی پروژه در واقع محصول اصلی کل فرآیند طرحریزی است، بنابراین تمام مدارک و مستندات طرح ریزی یا به عبارتی برنامه‌ریزی را در برمی‌گیرد.
برنامهی پروژه را برای افرادی که از آن سود می‌برند توضیح دهید و عناصر کلیدی آن را به بحث بگذارید.
عناصر یک برنامهی پروژه عبارت‌اند از:
مبانی و خطوط اصلی و پایه‌ای: که بعضی وقت‌ها معیارهای عملکرد هم نامیده می‌شود؛ چرا که عملکرد کل پروژه بر مبنای آنها اندازه‌گیری می‌شود. این مبانی سه نقطه شروع قطعی و مسلم پروژه؛ یعنی بازه یا چشم انداز کار، برنامه و هزینه هستند، که برای اندازه‌گیری و برآوردِ درستیِ حرکت پروژه در مسیر اصلی خود در طول دوره‌ی اجرا به کار برده می‌شوند.
برنامه‌ها یا طرح‌های مدیریتی پایه‌ای:
این عنصر در برگیرنده‌ی مستنداتی دربارهی واریانس‌ها یا انحراف‌های پدید آمده در طول مسیر و چگونگی برطرف و کنترل کردن آن‌هاست.
محصولات کاری ناشی از فرآیند برنامه‌ریزی یا طرحریزی شامل برنامه‌هایی برای مدیریت ریسک، کیفیت، فراهم آوری، کارگزینی و ارتباطات.
مرحله‌ی دوم:
نقش‌ها و وظیفه‌ها را تعریف کنید:
شناسایی افراد سودبرنده؛ یعنی آنهایی که چه از پروژه و چه از نتایج حاصل از آن، سودهای قطعی و مسلم می‌برند، دربارهی پروژه‌ها‌ی مهم، بزرگ و دارای ریسک بالا چالش‌‌زا و مشکل است.
باید برای مدیر پروژه روشن شود که چه کاری به وسیله‌ی چه کسی انجام می‌شود و هر یک از افراد سود برنده چه تصمیمی می‌گیرند. در هر مورد باید موافقت مدیر پروژه نیز حاصل شود.
مرحله‌ی سوم:
محدوده و چشم انداز کار را گسترش دهید:
فهرستی که مشخص کننده‌ی چشم انداز طرح است ، به طور قطع مهم‌ترین سند در برنامهی پروژه است. کاربرد آن در جلب توافق مشترک افراد سود برنده، در تعریف پروژه است. این سند مبنایی برای جلب نظر موافق حمایت کنندگان مالی و دیگر افراد سود برنده است و نیز احتمال به وجود آمدن برداشت‌ها و تفسیرهای نادرست یا اختلاف‌ها را کاهش می‌دهد.
موارد این سند:
۱- نیازها، الزامات و مشکلات کسب و کار
۲- اهداف پروژه: بیان می‌کند که برای حل مشکلات کسب و کار چه کارهایی در طول پروژه انجام شود.
۳- سودهای به پایان رساندن پروژه، همچنین تعدیل و توجیه پروژه.
۴- چشم انداز پروژه: بیان می‌کند که چه مواردی به پروژه اضافه یا کم شود.
۵- مبناها و مقیاس‌های سنجش کلیدی: عملکردها و دیگرعناصر که برحسب اندازه، سایز و ماهیت پروژه بیان می‌شوند.
مرحله‌ی چهارم:
خطوط اصلی و مبانی کلی پروژه را گسترش دهید:
خطوط اصلی بازه‌ی کاری: زمانی که موارد قابل تغییر یا حذف و اضافه در سند تایید شد، باید آنها را بر مبنای ساختار تفکیکی و تجزیه‌ایِ تمام موارد پروژه گسترش داد.
مبانی و خطوط اصلی برنامه و هزینه: تمام فعالیت‌ها و وظایف مورد نیاز برای پیاده‌‌سازی و اجرای هر یک از موارد قید شده در سند را شناسایی کنید.
منابع هر یک از فعالیت‌های تعیین شده را مشخص کنید.
تخمین بزنید که هر مسئولیت با چند ساعت کار انجام می‌شود.
هزینه‌‌ی هر فعالیت را برآورد کنید. برای هر منبع از نرخ متوسط ساعتی استفاده کنید.
به مقدار فشار روی هر منبع توجه داشته باشید؛ به این معنی که از هر منبع در نهایت چند ساعت می‌توان در پروژه استفاده کرد.
نحوهی ارتباط یا وابستگی فعالیت‌ها به یکدیگر را تعیین کنید، یعنی هر فعالیت به کدام فعالیت‌های دیگر وابسته است و به این شکل مسیر بحران را برای‌خود ترسیم کنید تا فعالیت‌ها را برحسب اولویت انجام دهید.
برنامه یا جدول کاری خود را گسترش دهید به گونه‌ای که تمام فعالیت‌ها، برآوردها و ارزیابی‌ها در یک تقویم کاری قرار گرفته باشد. باید یک دوره‌ی زمانی (هفته، ماه، فصل، سال) در این جدول مشخص شده باشد و تعیین شود که در هر دوره‌ی زمانی منتخب، کدام منبع، کدام فعالیت را به انجام می‌رساند، هر فعالیت در چه مدت زمان انجام می‌شود، و برابر برنامه چه موقع شروع می‌شود و کی به پایان می‌رسد.
مرحله‌ی پنجم:
طرح‌ها و نقشه‌های مدیریتی بنیادی و پایه‌ای پدید آورید. هنگامی که مبانی و اساس بازه‌ی کار، برنامهی کاری و هزینه‌ها را تدوین کردید، مراحلی به وجود آورید که از آن به بعد گروه پروژه بتواند مدیریت انحراف‌ها و واریانس‌های احتمالی در طول کار را به عهده بگیرد. تمام طرح‌ها و نقشه‌های مدیریتی به طور معمول شامل بازبینی، مرور و تایید دوباره است تا تغییرات لازم در مبانی را انجام دهد. سطوح متفاوت تایید، نیازمند انواع مختلف تغییرات است.
مرحله‌ی ششم: ارتباط یا نحوهی ارتباطات
یکی از جنبه‌های مهم در برنامهی پروژه، طرح یا نقشه ارتباطات است. این سند موارد ذیل را دربردارد:
چه کسی چه گزارشی را چند وقت یک‌بار، با چه قالب و شکلی و از طریق کدام رسانه‌ی ارتباطی می‌خواهد.
مقولات مختلف چگونه و در چه زمانی برحسب مراحل مختلف موفقیت گسترش می‌یابند .
اطلاعات مربوط به پروژه کجا ذخیره می‌شود و چه کسی می‌تواند به آن‌دسترسی داشته باشد.
ریسک‌های جدیدی به وجود آمده و راه مقابله با آنها یا پاسخ دادن به آنها چیست.
چه مقیاس‌های سنجشی مورد استفاده قرار خواهد گرفت تا اطمینان حاصل شود که یک محصول کیفی ساخته شده است.
کدام ذخیره یا اندوخته‌ها برای کدام شرایط بحرانی و پیش‌بینی نشده مورد استفاده قرار گرفته است.
