منشور پروژه – Project Charter چیست؟

منشور پروژه (Project Charter) چیست؟

منشور پروژه (project charter) یا تعریف پروژه (project definition) یا شرح پروژه (project statement) عبارت است از شرح محدوده (scope)، اهداف (objectives) و طرف‌های (participants) یک پروژه و یک طرح اولیه از نقش‌ها و مسئولیت‌ها، خطوط کلی اهداف پروژه، تعیین مالکان اصلی و تعریف مسئولیت مدیر پروژه را فراهم می‌کند. منشور به عنوان یک سند مرجع برای آینده پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد. عبارات مرجع (terms of reference) معمولا بخشی از چارتر پروژه می‌باشد.
معمولا منشور پروژه یک مدرک کوتاه است که به مدارک با جزییات بیش‌تری همانند درخواست پیشنهاد جدید (new offering request) و یا درخواست پروپوزال (request for proposal) اشاره می‌کند.

هدف از چارتر پروژه، مستند‌سازی موارد زیر است:
دلایل انجام پروژه
اهداف و قیود پروژه
سمت‌گیری مد نظر برای راه‌حل
هویت مالکان اصلی
آیتم‌های داخل اسکوپ و خارج اسکوپ
پلان مدیریت ریسک سطح بالا
پلان ارتباطی
مزایای پروژه هدف
بودجه در سطح بالا و مجوز هزینه

ویرایش پنجم استاندارد PMBOK، منشور پروژه را به عنوان «سندی» تعریف می‌کند «که توسط حامی (Sponsor) پروژه تهیه شده و به طور رسمی موجودیت پروژه را تصویب و به سازمان ابلاغ می کند. همچنین حامی پروژه اختیار به کارگیری منابع سازمانی را در جهت انجام فعالیتهای پروژه، به مدیر پروژه واگذار می‌کند.» واژه کلیدی در این تعریف، «اختیار» است. منشور، به پروژه موجودیت و اعتبار می بخشد و به مدیر پروژه اجازه می‌دهد که از زمان صدور منشور پروژه، منابع سازمان را برای پروژه در اختیار گرفته و «پول» خرج کند.
منشور پروژه باید «مختصر» و «مفید» بوده و در عین حال «کامل» تهیه گردد. این سند باید در دسترس کلیه ذینفعان کلیدی قرار گیرد، تا یک دیدگاه کلی نسبت به اطلاعات کلی و اهداف و چشم انداز پروژه دریافت کند.

محتوای منشور پروژه چیست؟
مطابق با استاندارد PMBOK 5 منشور پروژه حاوی سرفصل های زیر می باشد:
دلیل یا توجیه انجام پروژه
(در این بخش باید مشخص گردد که دلیل از انجام پروژه چیست؟ این دلیل می تواند مواردی مانند نیاز بازار، درخواست یک مشتری و یا یک الزام قانونی باشد)

اهداف قابل اندازه گیری پروژه و معیارهای سنجش موفقیت این اهداف
(در این بخش اهدافی قابل اندازه گیری که برای مدیر پروژه در ابتدای کار تعریف شده و مدیر پروژه موظف به رسیدن به این اهداف ذکر می گردد. نکته مهم در این بخش این است که هدف باید قابل اندازه گیری باشد یا به عبارت دیگر هدفی که قابل اندازه گیری نباشد، هدف نیست. به عنوان مثال اگر یکی از اهداف پروژه کسب سود باشد، پس باید واژه کسب سود به میزان ۲۰% ذکر گردد).

الزامات کلان پروژه
(شرایط (باید ها و نبایدها) که می بایست در راستای رضایت بخشی هدف پروژه و کارفرما تأمین گردد).

مفروضات و محدودیتهای کلان پروژه
(در این قسمت مفروضات و محدودیتهای کلان پروژه ذکر می گردد)

شرح کلی پروژه
(این قسمت شامل یک شرح کلان و خلاصه از پروژه است که شامل اطلاعات کلی، تحویل شدنیهای کلان پروژه، توصیف کلی پروژه، محل اجرا و ارکان کلیدی پروژه (کارفرما، پیمانکار مشاور، عامل چهارم) می باشد.

ریسکهای کلان پروژه
(این بخش شامل ریسکهای کلانی است که بر کل پروژه تأثیر می گذارند.)

زمانبندی کلان پروژه و مایل استونهای کلیدی
(این بخش شامل زمانبندی کلی پروژه و همچنین وقایع کلیدی و مهم در پروژه، مانند تکمیل تحویل شدنی های کلیدی، شروع و یا تکمیل فازی از پروژه، تحویل زمین، ابلاغ قرارداد و … می باشد.)

بودجه کلی و کلان پروژه
(این بخش شامل برآوردی کلان از کل بودجه پروژه می باشد.)

ذینفعان اصلی و کلیدی پروژه
(در این قسمت ذینفعان کلیدی پروژه مانند کارفرما، حامی، تأمین کننده مالی و …… ذکر می گردد.)

الزامات تصویب و تأیید پروژه
(در این قسمت باید مشخص گردد اهدافی را که برای پروژه تعیین شده است را در طول و انتهای پروژه چه شخص یا اشخاصی تأیید و تحویل می گیرند)

معرفی مدیر پروژه، مسئولیتها و اختیارات
(در این قسمت مدیر پروژه همراه با مسئولیتهای کلان آن معرفی می گردد. نکته مهم در این بخش تعیین میزان اختیارات مدیر پروژه متناسب با مسئولیتهای آن می باشد)

نام و امضای حامی یا سایر کسانی که منشور پروژه را تأیید می کنند.
(اشخاص کلیدی و ذی نفوذی که می بایست این مدرک را امضاء نمایند، مانند حامی پروژه، مدیر پروژه و …)
نکات کلیدی در تهیه منشور پروژه
منشور باید توسط حامی پروژه امضاء گردد و همچنین بهتر است مدیر پروژه هم از امضاء کنندگان منشور باشد.
بهتر است مدیر پروژه در اولین زمان ممکن و ترجیحاً در زمان منشور پروژه و قبل از شروع فاز برنامه ریزی تعیین و منصوب شود.
بهتر است مدیر پروژه نیز در تهیه منشور دخیل باشد.
منشور پروژه باید کلان و مختصر باشد.